ওয়ার্ডে গোপন ফাইল



মনে করুন, আপনি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে এমন একটি ডকুমেন্ট তৈরি করতে চান, যেটা এতই গোপনীয় যে আপনি অন্য কাউকে সেটা খুলতে দিতে চান না। অথবা খুলতে দিতে চান ঠিকই, কিন্তু কাউকে সেটা সম্পাদনা করতে দিতে চান না। অথবা সম্পাদনা করতে দিতে চাইলেও সম্পাদনার ক্ষেত্র সীমিত করে দিতে চান। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের সিকিউরিটি অপশন ব্যবহার করে আপনি খুব সহজেই আপনার ডকুমেন্টকে উপরে উল্লেখিত যেকোন ধরনের প্রটেকশন দিতে পারেন। এর জন্য প্রথমে আপনাকে মেনুবার থেকে Tools > Options > Security ট্যবে ক্লিক করুন।
এবার আপনি যদি চান যে আপনি ছাড়া অন্য কেউ যেন ফাইলটি খুলতে না পারে, তাহলে Password to open: ডায়ালগ বক্সে আপনার ইচ্ছেমতো্ কোন পাসওয়ার্ড টাইপ করে ওকে বাটনে ক্লিক করুন অথবা এন্টার প্রেস করুন। এরফলে কনফার্ম পাসওয়ার্ড নামে আরেকটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এখানে পাসওয়ার্ডটি পুনরায় টাইপ করে ওকে বাটনে ক্লিক করুন অথবা এন্টার প্রেস করুন। ব্যস – এরপর থেকে প্রতিবার ফাইলটা খুলতে গেলেই পাসওযার্ড চাইবে এবং এই পাসওয়ার্ড জানা ব্যক্তি ছাড়া অন্য কেউ ফাইলটা খুলতে পারবে না।
আবার আপনি যদি চান যে ফাইলটি যেকোন কেউ খুলতে পারবে, কিন্তু কোন সম্পাদনা করতে পারবে না, তাহলে Password to modify: ডায়ালগ বক্সে আপনার ইচ্ছেমতো্ কোন পাসওয়ার্ড টাইপ করে ওকে বাটনে ক্লিক করুন অথবা এন্টার প্রেস করুন। এরফলে কনফার্ম পাসওয়ার্ড নামে আরেকটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এখানে পাসওয়ার্ডটি পুনরায় টাইপ করে ওকে বাটনে ক্লিক করুন অথবা এন্টার প্রেস করুন। ব্যস – এরপর থেকে প্রতিবার ফাইলটা খুলতে গেলেই পাসওযার্ড চাইবে। ফাইলটা সম্পাদনা করতে চাইলে অবশ্যই এই পাসওয়ার্ড টাইপ করতে হবে। আর ফাইলটা শুধুমাত্র দেখতে চাইলে Read only বাটনে ক্লিক করতে হবে।
আপনি ইচ্ছে করলে একই ফাইল খোলার জন্য একটা এবং সম্পাদনা করার জন্য আরেকটা পাসওয়ার্ড ব্যবহার করতে পারেন। এরফলে ফাইলটা খোলার জন্য একটা পাসওয়ার্ড এবং সম্পাদনা করার জন্য আরেকটা
আবার আপনি যদি চান যে ফাইলটা সবাই খুলতে পারবে, তাদের মধ্যে কেউ কেউ সম্পাদনাও করতে পারবে, কিন্তু সে সম্পাদনার ক্ষেত্র হবে সীমিত – অর্থাত্ আপনার অনুমোদিত ক্ষেত্র ছাড়া অন্য কোন ধরনের সম্পাদনা করতে পারবে না, তাহলে আপনাকে Protect Document কমান্ড বাটনে ক্লিক করতে হবে। ব্যাপারটা এরকম যে, মনে করুন আপনি কোন গল্প বা উপন্যাস বা অন্য কোন প্রবন্ধ লিখলেন। এখন আপনি এর ভুল-ভ্রান্তিগুলো অন্য কাউকে দিয়ে পরীক্ষা করাতে চান, যে আপনাকে ভুলগুলো সম্পর্কে বা কোন বাক্যটার গঠন কিরকম হলে আরো ভালো হতো – সে সম্পর্কে তার মতামত আপনাকে জানাতে পারবে, কিন্তু নিজেই সেগুলো সংশোধন করে ফেলতে পারবে না। এর জন্য আপনাকে Protect Document বাটনে ক্লিক করার ফলে আগত টাস্ক প্যানের Editing restrictions এর চেক বক্সটির মধ্য টিক চিহ্ন দিয়ে ড্রপ ডাউন লিস্ট  বক্স থেকে Comments সিলেক্ট করতে হবে। এরপর Yes, Start Enforcing Protection বাটনে ক্লিক করুন। এবার আগত বক্সে নতুন একটা পাসওয়ার্ড পরপর দুই টেক্সট বক্সে দুইবার টাইপ করুন। ব্যস – এবার আপনি যাদেরকে ফাইলটা দিবেন, তারা শুধুমাত্র Insert > Comment থেকে আপনার ডকুমেন্টের বিভিন্ন জায়াগায় মন্তব্য করা ছাড়া অন্য কোন ধরনের সম্পাদনা করতে পারবে না। সম্পাদনা করতে চাইলে এই পাসওয়ার্ড ব্যবহার করে ফাইলটাকে আনপ্রটেক্ট করে নিতে হবে। পরবর্তীতে আপনি ইচ্ছে করলে ফাইলটাকে আনপ্রটেক্ট করে, আপনার শুভাকাঙ্ক্ষীদের করা মন্তব্য অনুযায়ী বিভিন্ন জায়গায় সংশোধন করতে পারেন, অথবা মন্তব্যগুলো মুছেও দিতে পারেন। আমি শুধু মন্তব্যের ব্যাপারটাই লিখলাম। আপনি ইচ্ছে করলে Protect Document টাস্ক প্যানের বাকি অপশনগুলোও ব্যবহার করে দেখতে পারেন।

কোন মন্তব্য নেই:

একটি মন্তব্য পোস্ট করুন